La communication électronique par courriel est devenue si facile et instantanée qu’on peut trop souvent oublier qu’elle laisse des traces parfois gênantes. Imaginez le scénario suivant. Vous êtes en négociation avec un acheteur pour la vente de votre entreprise. Vous lui avez déjà transmis des dizaines de courriels de telle sorte qu’il est devenu monnaie courante pour vous de dialoguer par courriel. Dans un moment de faiblesse ou de trop grande intimité, vous lui faites par courriel une “farce plate” et foncièrement non fondée sur la structure fiscale de la transaction, comme vous estimez que voter structure, tout en étant conforme aux lois fiscales, est quelque peu imaginative.

Imaginez votre surprise si, suite à la clôture de votre transaction, vous et votre acheteur recevez une demande péremptoire des autorités fiscales vous demandant de lui remettre copie de toutes les correspondances sur votre « serveur » par rapport à votre transaction. Compte tenu des pouvoirs du fisc, il vous sera difficile de refuser la demande. Si, par mégarde, vous avez détruit votre trace de courriels, votre acheteur qui n’avait rien à gagner de la structure, n’aura aucun intérêt à vouloir dissimuler la communication.

La morale de l’histoire est d’estimer que votre « serveur » d’entreprise est une banque explosive de données que le fisc pourra employer s’il le désire. Et même si vous n’avez rien fait de mal, vous ne savez pas si un de vos employés fera emploi de courriel pour passer des commentaires inappropriés ou transmettre toutes sortes de suggestions mal fondées sur vos intentions et votre situation.

Toute entreprise a intérêt à mettre en place une politique de documentation, de transmission et de conservation de données. Bien que ceci est un exercice fastidieux, il est à peu près certain que le fisc y fera éventuellement une visite. Le temps passé à l’organisation de l’entreprise aura été bien employé

L’auteur : Me Michel Coderre, également formé comme C.A., est un avocat avec 25 ans d’expérience comme (a) avocat d’affaires et fiscal au sein de grands bureaux d’avocats internationaux pour une gamme variée de PME et grandes entreprises, (b) co-fondateur et VP Exécutif d’une société en haute technologie, maintenant publique sur la bourse TSX de croissance (c) adjoint du sous-ministre du ministère fédéral des finances (d) conseiller juridique au Comité des finances de la Chambre des communes pour les fins de la TPS, Mis à part ses compétences et son expérience considérables en droit des affaires, Me Coderre fut nommé par l’organisation Lexpert comme un des meilleurs avocats fiscalistes au Canada. On peut rejoindre Me Coderre au (514 814 6886); www.lexcellence.ca.